31. Exemplos de onde e quando solicitar uma Assinatura eletrônica

Em diversas situações necessitamos obter o aceite ou uma aprovação nos fluxos de comunicação que temos em nossos negócios. Emails são respondidos com ok, de acordo, aprovado, dentre outros.

A cápsula do Hubblefy dispõe do recurso de uma Assinatura Eletrônica, de forma a garantir que os envolvidos tenham ciência ou concordância, ficando documentado em logs com hashs permitindo o uso em casos jurídicos. 

Vejamos a seguir alguns exemplos para utilização desta funcionalidade:

• Reuniões - Quando se documenta uma reunião através de uma Ata registrando-a em uma cápsula, o autor poderá ativar a solicitação de Assinatura do(s) grupo(s) de participantes, ficando devidamente registrada na medida que cada um oponha a sua concordância.
• Termos e Normas - Em casos de necessidade de obtenção de aceites em Termos, de conduta, de ética, de Confidencialidade, dentre outras normas ou procedimentos, poderá ser solicitado a Assinatura do termo contido na cápsula especifica, e destinando ao grupo "Todos da Empresa", "Envolvidos Projeto", "Representantes" como exemplo. 
• Aprovações - Solicitações que exijam um ou mais gestor(es) podem ser inseridas dentro de uma cápsula e direcionada ao grupo "Aprovações Diretoria" por exemplo. O solicitante poderá esclarecer dúvidas quanto a solicitação através de interações na própria cápsula sendo notificado, eliminando assim inúmeras threads de emails com conversas.
• Treinamentos mandatórios - Em uma cápsula você pode colocar um video de orientação, um formulário de um quizz ou prova, interações como fórum de dúvidas e ao final poderá solicitar uma Assinatura para comprovar que o colaborador participou do treinamento e compreendeu, ficando tudo devidamente registrada e de fácil localização quando necessitar.
• Orientações e Dicas - Todo tipo de informação que não pode ser esquecida de ser comunicada a determinado grupo de colaboradores, parceiros ou clientes poderão ser divulgadas através de cápsulas com solicitação de assinatura com "Eu Entendi" por exemplo.

Importante lembrar que nesses casos o Hubblefy não esquece de solicitar o aceite de ninguém. Cada novo colaborador que entrar no grupo em que a cápsula está direcionada, será automaticamente solicitado ao novo membro que registre o seu aceite através de uma assinatura eletrônica.

Veja mais detalhes sobre como explorar esse recurso de assinatura nos outros conteúdos deste FAQ.

* Importante ressaltar que para casos em que houver um contrato para ser assinado uma única vez entre as partes e que não façam uso do app Hubblefy, recomendamos utilizarem ferramentas como Clicksign ou Fluxia. No caso do Fluxia é possível incorporar os links dos formulários em cápsulas e usufruir de todos os benefícios que o Hubblefy traz, evitando retrabalhos e aumentando significativamente a eficiência nos processos de comunicação.